Stel: u bladert door uw administratie en komt ineens een oude factuur tegen. Nooit betaald, nooit opgevolgd. Even denkt u: kan ik hier eigenlijk nog iets mee? Of misschien zit u juist aan de andere kant en vraagt u zich af hoe lang een schuldeiser nog aanspraak kan maken op betaling. Het antwoord is minder eenvoudig dan een vaste datum in de agenda, maar wel cruciaal voor uw financiële positie.
In deze blog leggen we u helder uit hoe het zit met de opeisbaarheid en verjaring van facturen, en waar u als ondernemer alert op moet zijn.
Opeisbaar: wanneer moet er betaald worden?
Een factuur is in principe opeisbaar vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken. Heeft u op uw factuur bijvoorbeeld een termijn van 30 dagen opgenomen, dan is de vordering na die 30 dagen direct opeisbaar. Vanaf dat moment kunt u betaling afdwingen, bijvoorbeeld door herinneringen te sturen of incassomaatregelen te treffen.
Heeft u geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt in veel gevallen een “redelijke termijn”, die vaak ook rond de 30 dagen ligt. Maar let op: dit kan afhankelijk zijn van de branche, afspraken of algemene voorwaarden.
Verjaring: hoe lang blijft een factuur geldig?
Hier wordt het interessant. Want hoewel een factuur opeisbaar kan zijn, betekent dat niet dat u onbeperkt de tijd heeft om betaling af te dwingen. In Nederland geldt namelijk een verjaringstermijn. Deze is vastgelegd in de wet.
Voor de meeste facturen tussen bedrijven (B2B) geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. Deze termijn begint te lopen op de dag nádat de factuur opeisbaar is geworden.
Een voorbeeld:
U stuurt een factuur met een betalingstermijn van 30 dagen op 1 januari 2024. De factuur is dan opeisbaar op 31 januari 2024. De verjaringstermijn begint te lopen op 1 februari 2024 en eindigt in principe op 1 februari 2029.
Na deze datum kunt u de betaling juridisch niet meer afdwingen.
Verjaring is geen automatische kwijtschelding
Een belangrijk misverstand is dat een factuur “verdwijnt” na vijf jaar. Dat is niet het geval. De vordering blijft bestaan, maar u kunt deze niet meer via de rechter afdwingen als de debiteur zich op verjaring beroept. Doet de debiteur dat niet, en betaalt hij alsnog vrijwillig? Dan is die betaling gewoon rechtsgeldig.
Verjaring stuiten: zo houdt u uw vordering in leven
Gelukkig hoeft u niet machteloos toe te kijken als een factuur richting de verjaring loopt. U kunt de verjaring namelijk stuiten. Dat betekent dat u de verjaringstermijn onderbreekt, waarna er een nieuwe termijn van vijf jaar begint te lopen.
Stuiten kan bijvoorbeeld door:
- Een schriftelijke aanmaning of herinnering waarin u duidelijk aangeeft dat u nog betaling verwacht.
- Een erkenning van de schuld door de debiteur (bijvoorbeeld via e-mail).
- Het starten van een juridische procedure.
Belangrijk is dat u dit op tijd doet. Eén dag te laat, en uw juridische positie kan aanzienlijk verzwakken.
Praktische valkuilen (en hoe u ze voorkomt)
In de praktijk zien we regelmatig dat ondernemers kansen laten liggen. Bijvoorbeeld omdat een openstaande factuur “even blijft liggen” en uiteindelijk uit beeld verdwijnt. Of omdat er wel contact is geweest met de debiteur, maar niets op papier staat.
Daarom hebben we voor u een paar aandachtspunten:
- Leg afspraken vast: mondelinge toezeggingen zijn lastig te bewijzen.
- Blijf opvolgen: wacht niet te lang met actie ondernemen.
- Werk met een duidelijk debiteurenproces: structuur voorkomt verjaring.
- Schakel tijdig hulp in: hoe ouder een vordering, hoe lastiger de incasso
En hoe zit het met consumenten?
Bij consumenten ligt het net iets genuanceerder. In de meeste gevallen geldt ook hier een verjaringstermijn van vijf jaar, met name bij diensten. Maar bij de verkoop van producten kan een kortere termijn van toepassing zijn. Zo geldt bij consumentenkoop vaak een verjaringstermijn van twee jaar, bijvoorbeeld wanneer het gaat om klachten over een geleverd product of een beroep op non-conformiteit.
Dat onderscheid is belangrijk. Levert u diensten? Dan heeft u doorgaans vijf jaar om uw vordering af te dwingen. Gaat het om de verkoop van producten aan consumenten, dan kan die termijn dus aanzienlijk korter zijn. Het loont daarom om per situatie goed te beoordelen welke regels van toepassing zijn, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
Waarom dit onderwerp u geld kan besparen
Verjaring klinkt misschien als een juridisch detail, maar in de praktijk gaat het vaak om serieuze bedragen. Openstaande facturen die ongemerkt verjaren, betekenen simpelweg verlies.
Door actief uw debiteurenbeheer op orde te hebben en tijdig actie te ondernemen, voorkomt u dat u geld laat liggen. Bovendien straalt een strak proces ook professionaliteit uit naar uw klanten.
Ons advies? Wacht niet af. Zorg dat u grip houdt op uw openstaande posten en onderneem actie zodra een betaling uitblijft. Daarmee voorkomt u verrassingen en houdt u uw cashflow gezond. Twijfelt u over een specifieke situatie of heeft u te maken met een oudere vordering? Dan is het verstandig om tijdig juridisch advies in te winnen. Soms is er namelijk meer mogelijk dan u denkt.