Mag ik zelf incassokosten in rekening brengen?
U levert een product of dienst, stuurt een factuur en gaat ervan uit dat deze gewoon wordt betaald. Zo hoort het immers ook. Toch komt het regelmatig voor dat een betaling uitblijft. Op dat moment rijst vaak een praktische vraag: mag u eigenlijk incassokosten in rekening brengen bij uw klant?
Veel ondernemers weten dat dit mogelijk is, maar niet precies wanneer en onder welke voorwaarden. De regels verschillen namelijk afhankelijk van de situatie, bijvoorbeeld of uw klant een consument of een bedrijf is.
In deze blog leggen wij uit hoe het zit met incassokosten, welke stappen u zelf mag zetten en waar u juridisch op moet letten.
Wat zijn incassokosten eigenlijk?
Incassokosten zijn de kosten die u maakt om een openstaande factuur alsnog betaald te krijgen. Denk aan tijd die u kwijt bent aan herinneringen, administratie en communicatie met de debiteur.
Omdat die kosten in de praktijk vaak moeilijk exact te berekenen zijn, heeft de wet een vaste staffel vastgesteld. Daarmee wordt bepaald hoeveel incassokosten u maximaal in rekening mag brengen. Deze regeling is vastgelegd in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK).
Hoe hoog mogen incassokosten zijn?
De hoogte van incassokosten hangt af van het bedrag van de openstaande factuur. De wettelijke staffel ziet er (kort samengevat) zo uit:
- 15% over de eerste € 2.500 van de vordering
- 10% over de volgende € 2.500
- 5% over de volgende € 5.000
- 1% over de volgende € 190.000
- 0,5% over het meerdere, met een maximum van € 6.775
Er geldt daarnaast een minimum van € 40 aan incassokosten.
Voor kleinere vorderingen kan het bedrag dus relatief snel oplopen. Tegelijkertijd voorkomt de staffel dat incassokosten buitensporig hoog worden.
Consumenten: eerst een 14-dagenbrief
Is uw klant een consument? In dat geval moet u eerst een speciale aanmaning sturen voordat u incassokosten mag rekenen. Dit wordt de ‘14-dagenbrief’ genoemd.
In deze brief geeft u de consument nog één kans om de factuur te betalen zonder extra kosten. De brief moet duidelijk vermelden:
- Het openstaande bedrag
- Dat incassokosten verschuldigd zijn bij niet-betaling.
- Hoe hoog die incassokosten zijn.
- Dat de consument 14 dagen de tijd heeft om alsnog te betalen.
Pas wanneer die termijn is verstreken, mogen incassokosten daadwerkelijk in rekening worden gebracht.
Het is belangrijk dat deze brief juridisch correct is. Een kleine fout kan betekenen dat u de incassokosten niet kunt verhalen.
Zakelijke klanten: iets meer vrijheid
Bij zakelijke klanten (B2B) ligt het iets anders. In dat geval hoeft u niet verplicht eerst een 14-dagenbrief te sturen voordat incassokosten verschuldigd zijn.
Veel ondernemers leggen in hun algemene voorwaarden vast dat incassokosten verschuldigd zijn zodra een factuur niet op tijd wordt betaald. Dat is juridisch toegestaan, zolang die voorwaarden correct zijn overeengekomen.
Toch zien wij in de praktijk dat een duidelijke aanmaning vaak verstandig is. Niet alleen juridisch, maar ook omdat het de kans op betaling vergroot.
Zelf incasseren of uitbesteden?
In theorie kunt u incassokosten zelf in rekening brengen en het traject volledig in eigen hand houden. Veel ondernemers beginnen ook op die manier: eerst een herinnering, daarna een aanmaning.
We zien echter vaak dat dossiers soms blijven liggen. En dat is misschien niet zo vreemd: u heeft het druk met uw eigen werkzaamheden en een openstaande factuur krijgt niet altijd de aandacht die nodig is. Het gevolg: de achterstand loopt op en de kans op betaling wordt kleiner.
Door een incassotraject tijdig uit te besteden, houdt u zelf tijd over voor uw bedrijf en wordt het dossier professioneel opgepakt.
Wanneer schakelt u een gerechtsdeurwaarder in?
Veel ondernemers denken dat een gerechtsdeurwaarder pas in beeld komt wanneer er een rechtszaak wordt gestart. In werkelijkheid kan een gerechtsdeurwaarder ook al in een eerder stadium helpen. Bijvoorbeeld door:
- Een formele sommatie te sturen.
- Een incassotraject te begeleiden.
- Een betalingsregeling vast te leggen.
- Of – als dat nodig is – een gerechtelijke procedure te starten.
Een professionele benadering kan vaak net dat zetje geven waardoor een debiteur alsnog betaalt.
Voorkomen is beter dan incasseren
Natuurlijk is het nog beter om incassoproblemen zoveel mogelijk te voorkomen. Een paar eenvoudige maatregelen kunnen al verschil maken:
- Gebruik duidelijke betalingstermijnen op uw facturen.
- Controleer nieuwe klanten voordat u grote opdrachten uitvoert.
- Reageer snel wanneer een betaling uitblijft.
- Leg afspraken vast in algemene voorwaarden.
Door uw debiteurenbeheer goed te organiseren, verkleint u de kans dat facturen langdurig open blijven staan.
Twijfelt u over de juiste aanpak in een concreet dossier? Of wilt u weten hoe u uw debiteurenbeheer efficiënter kunt inrichten? Bij Kroep Steghuis Ikink Gerechtsdeurwaarders & Incasso denken wij graag met u mee. Met onze ervaring in incasso en executie helpen wij ondernemers om openstaande vorderingen zorgvuldig én effectief te innen. Neem gerust contact met ons op!